Organizacja imprez jest narzędziem kształtowania wizerunku firmy. Jednym z zasadniczych założeń eventu jest przyciągnięcie uwagi grup docelowych. Imprezy mogą być zakrojone na różną skalę, w zależności od potrzeb i możliwości firmy. Dobrze zorganizowany event w oryginalny i niekonwencjonalny sposób prezentuje firmę i jej produkty, umożliwia bezpośrednią prezentację, a przede wszystkim służy integracji i zacieśnieniu więzi z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. Z uwagi na cel przewodni – czyli wywołanie rozgłosu wokół firmy, powinno być to wydarzenie nietypowe. Chociażby dlatego, że niektórzy nasi goście – dziennikarze, czy osoby publiczne otrzymują na co dzień wiele takich zaproszeń i musimy ich przekonać, że z nami nie zmarnują czasu. A ciekawie zrealizowane przedsięwzięcie na długo pozostaje w pamięci uczestników. Wszelkie wydarzenia, są istotne dla historii przedsiębiorstwa, wymagają niekonwencjonalnej oprawy. Powinny być wydarzeniami spektakularnymi i opierać się na rozwiązaniach, w których dostrzec można potencjał wraz z wyjątkowością. Bez wątpienia w ten sposób scharakteryzować można eventy jubileuszowe.

Rodzaje eventów:

  1. Drzwi otwarte. Celem tego typu wydarzeń jest pokazanie firmy „od wewnątrz” i zainteresowanie gości jej działalnością. Dla uatrakcyjnienie można łączyć takie spotkania np. z wystawą, poczęstunkiem, konkursami itp.
  2. Imprezy plenerowe. Są to eventy organizowane głównie dla mieszkańców miasta, powiatu etc. Towarzyszą im często koncerty, pikniki, loterie, konkursy. Atrakcją może być osoba prowadząca, albo też znany zespół.
  3. Imprezy pracownicze. Głównym celem organizacji imprez pracowniczych jest usprawnienie komunikacji wewnętrznej. Pełnią one funkcję integracyjną oraz motywacyjną. Organizowane są zazwyczaj z okazji jubileuszu firmy, świąt bądź innego ważnego wydarzenia. Charakter imprezy musi współgrać z kulturą organizacyjną firmy. Również lokal, w którym ma się odbyć spotkanie powinien odpowiadać wnętrzem wizerunkowi firmy. Najczęściej imprezy takie składają się z części szkoleniowej i rozrywkowej.
  4. Konferencje i seminaria. Tego typu eventy spełniają zwykle funkcje naukowo-poznawcze, ale również promocyjne (poprzez sam fakt uczestniczenia w takiej konferencji, lub zorganizowanie stoiska informacyjnego). Przygotowanie konferencji naukowej opiera się na kilku uniwersalnych zasadach. Należy opracować merytoryczną część, czyli wybrać temat, dobrać prelegentów oraz przygotować materiały. Kolejnym ważnym punktem są kwestie techniczno-logistyczne (sala, zaproszenia, pakiety konferencyjne, sprzęt, catering, recepcja, ewentualny nocleg i transport) oraz promocja imprezy (prasa, potencjalni odbiorcy, mailing, reklama, ogłoszenia w prasie). Niezwykle przydatny jest dokładny harmonogram uwzględniający zarówno etap przygotowawczy, jak i realizacyjny. W ramach konferencji często organizuje się konferencję prasową. Stałą częścią większych, zwykle kilkudniowych konferencji, są imprezy towarzyszące np. koncerty, grill party, pokazy mody, sztucznych ogni, walk wschodnich etc. Elementem uatrakcyjniającym konferencje wyjazdowe są gry plenerowe, często połączone z podsumowaniem, wręczeniem nagród i wyróżnień itp. Dobrze jest uruchomić specjalną witrynę internetową na temat konferencji, która będzie zawierała wszelkie informacje, będzie umożliwiała zwrócenie się z zapytaniem oraz wysłanie formularza zgłoszeniowego. Po zakończeniu konferencji, można umieścić tam relację i fotoreportaż z uroczystości. Dla zbadania oddźwięku i opinii na temat konferencji można rozdać uczestnikom ankiety, które pozwolą wyciągnąć wnioski na przyszłość.
  5. Targi, wystawy. Uczestnictwo w targach wpływa na prestiż przedsiębiorstwa. Oprócz celów promocyjnych, mają też za zadanie podtrzymywać kontakty z kontrahentami, klientami i innymi partnerami handlowymi. Po ustaleniu kwestii merytorycznych (dobór imprezy, zaplanowanie terminu) trzeba zaprojektować stoisko. Ma ono oddawać charakter firmy, gdyż będzie jej wizytówką. Bardzo ważne jest, aby osoby reprezentujące firmę oraz obsługujące stoisko były kompetentne i komunikatywne.

Inne formy eventów:

  • bale karnawałowe,
  • pokazy nowych produktów,
  • tzw. road shows – imprezy objazdowe od miasta do miasta połączone z konkursami, koncertami etc.
  • happeningi,
  • pikniki rodzinne/firmowe,
  • otwarcie nowych obiektów – (np. z udziałem specjalnych gości),
  • tzw. konkurencje team buildingowe służące budowaniu silnych relacji, poczucia jedności z firmą i zespołem (paintball, gokarty, często elementy sportów ekstremalnych – loty balonem, bungy, paralotnie, quady, survival).

W ogromie spektakularnych imprez branżowych o znaczeniu strategicznym dla przedsiębiorstwa z pewnością znaleźć powinny się różnorodne gale, także te związane z wręczeniem nagród dla wyróżniających się szczególnie pracowników, fuzje, zmiany w kadrach zarządzających, bale charytatywne oraz jubileusze. Eventy jubileuszowe powinny się wywodzić ze spójnej strategii marketingowej. Zainteresowanie mediów to nie tylko dodatkowa promocja dla przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim gwarancja obecności krytycznego obserwatora o ogromnej sile rażenia. W związku z tym warto pamiętać o szczególnym potraktowaniu wyjątkowych gości. Ekskluzywny wystrój sali restauracyjnej, wykwintne menu lub posiłki nowoczesne oraz pokoje o bardzo wysokim standardzie to normalne kwestie, o których jednak trzeba pamiętać przy okazji organizacji tak wyjątkowego eventu. Tym bardziej, że w dzisiejszych czasach ma się ogromne pole do popisu. Organizatorzy imprez jubileuszowych wybierać mogą nie tylko z celów, jakie przedsiębiorstwo chce i może uzyskać poprzez taki event, ale także uzależnić jego rodzaj od adresatów.

Organizacja eventu jubileuszowego

W obecnym czasie na rynku znajduje się wiele przedsiębiorstw, które na swoje barki biorą kompleksową organizację wszelkich wydarzeń firmowych. Specjaliści w swojej dziedzinie przedstawiają gotowy scenariusz i zajmują się jego realizacją: dbają o miejsce, przygotowują niezbędne meble, zastawę stołową oraz catering. Ewentualnie – jeśli sytuacja tego wymaga – trudnią się też organizacją potrzebnego nagłośnienia i oświetlenia.

Biorąc pod uwagę rangę wydarzenia firmowego oraz liczbę zaproszonych gości, najczęściej miejscem ich organizacji są wysokiej jakości centra konferencyjne, hotele, sale balowe lub kongresowe. Od niedawna potencjałem w tym zakresie wykazują się także nowoczesne stadiony. Kwestią istotną jest to, by udało się w jednym miejscu zgromadzić wszystkich zaproszonych uczestników.

Ważne jest także, by obok sali, w której odbywać się będzie główna impreza, było także miejsce na zaprezentowanie przygotowanych atrakcji, pomieszczenie restauracyjne, w którym goście będą mogli się posilić oraz – jeśli życzy sobie tego klient – możliwość noclegu dla gości.

Podczas gdy wiele spośród imprez firmowych może być organizowanych w żartobliwy sposób tj. w określonej tematyce (żeglarskiej, wojskowej, filmowej), często niektóre z nich są doskonałą okazją do zdrowej sportowej rywalizacji. Na tym tle eventy jubileuszowe wyróżniają się znacząco pod względem scenariusza, z tego względu, że specjalne wydarzenia wymagają uroczystej oprawy.

Interesującym, a zarazem nietuzinkowym sposobem na przedstawienie nowego produktu może być przygotowanie przedstawienia teatralnego, w którym odegra on główną rolę. Dodatkowym urozmaiceniem może być zaproszenie do udziału w sztuce znanych aktorów. Ich nazwiska to nie tylko gwarancja spopularyzowania przedsięwzięcia w mediach, ale także pewność, że wszystko odbędzie się na możliwie najwyższym poziomie. Ciekawie może wyglądać na tym tle także ekskluzywna loteria charytatywna z nagrodami, z której dochód zostanie przeznaczony na społeczne cele. Doskonałym sposobem na podsumowanie wyników sprzedaży może być prezentacja przedstawiona przez artystów kabaretowych. Dzięki sporej dawce humoru demonstracja danych, liczb, procentów i wykresów nie będzie nudna i męcząca. Umiejętne wplecenie żartów z kolei sprawić może, że wiadomości, jakie posiądą uczestnicy prezentacji, z pewnością zostaną szybko i łatwo zapamiętane. Jeśli całość odbywać się będzie dodatkowo w miłym towarzystwie profesjonalnych hostess, które będą dbały o wygodę zgromadzonych gości, a swoim promiennym uśmiechem wprowadzą przyjazną atmosferę – sukces gwarantowany.

Najczęstszymi spośród atrakcji najbardziej odpowiednich w tym momencie będą koncerty sławnych artystów sceny muzycznej, kabaretowej, teatralnej, pokaz sztucznych ogni, degustacja wina, bądź cygar, popisy iluzjonisty, kasyno lub galeria sztuki.

Dobrą wiadomością jest to, że coraz częściej profesjonalni organizatorzy imprez w walce o klienta, gotowi są na przygotowania autorskiego scenariusza, tylko dla konkretnego zleceniodawcy.

Bankiet oficjalny

Obok rozrywki na poziomie gwarancją zadowolenia uczestników imprezy jest odpowiednio przygotowany posiłek. Warto pamiętać, by przy tej wyjątkowej okazji zaproponować uczestnikom eventu, wykwintny posiłek przygotowany przez najznakomitszych szefów kuchni, który przypominał będzie im o randze uroczystości.

Częstą praktyką jest więc organizacja bankietów oficjalnych, których przygotowanie spoczywa na event menagerze, bądź sztabie osób, które zajmują się cateringiem i całą jego oprawą.

Bankiety oficjalne bywają podporządkowane szeroko pojętym interesom. Są interpretowane i komentowane jako wydarzenia, w których głównym elementem jest doprowadzenie do na pozór okazjonalnego spotkania dwu konkretnych osób, a nie tylko kontakty towarzyskie.
Menu ma tu znaczenie drugorzędne, gdyż na pierwszym miejscu stawia się przede wszystkim cel przyjęcia i dobór gości. Czasem w ich trakcie wygłaszane są przemówienia i wznosi się toasty.

Często ambasady czy instytucje przy okazji eventu jubileuszowego organizują bankiety z rodzaju angielskich – stojących tzw. cocktail-party znane też pod nazwą przyjęcia koktajlowego. Impreza odbywa się na stojąco, a goście rozmawiają ze sobą krążąc po sali. Organizacja bankietu tego rodzaju pozwala jego uczestnikom m.in. zawrzeć nowe znajomości. Na ogół nie wygłasza się przemówień, ani nie wznosi się toastów. Wyjątkiem są specjalne okazje np. zawarcie kontraktu między firmami, czy też rocznica powstania.

Organizacja eventu jubileuszowego leży w gestii przedsiębiorców, którzy chcąc być traktowani profesjonalnie, korzystają z pomocy specjalistów właśnie po to, by stworzyć spotkanie, które nie tylko spełni ich oczekiwania finansowe oraz założenia, ale również na długo pozostanie w pamięci zaproszonych gości. Pozytywne wrażenia jakie wyniosą zebrani – często także klienci, bądź partnerzy biznesowi, z pewnością mogą przyczynić się do poprawy komunikacji. Ale to nie wszystko. Wyjątkowe przygotowanie eventu jubileuszowego może utorować drogę do nowych standardów, na których będą wzorować się kolejni organizatorzy, a samo wydarzenie długo będzie gościło nie tylko na łamach różnorodnych mediów, ale przede wszystkim na językach ludzi z branży, jako namiastka niesamowitego świata.

Zaproszenie zatem na imprezę jubileuszową np. kontrahentów, przedstawicieli władz lokalnych oraz osób im towarzyszących ma charakter reprezentacji, bowiem w zamierzeniu organizatora imprezy ma spowodować wzrost prestiżu firmy i kreowanie jej korzystnego wizerunku na zewnątrz, jako podmiotu prowadzącego określoną działalność gospodarczą. Przedsiębiorca, organizując dla pracowników określoną imprezę, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające m.in. na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Jubileusz firmy niewątpliwie stanowi dobrą okazję do integracji jej pracowników, jak również do umocnienia pozycji firmy na rynku.

H. T.